좋은 회의를 하는 방법
2020년 08월 21일 작성TL;DR
- 회의 초대 메일에 구체적인 목표를 기입한다.
- 목표를 달성하는데 필요한 권한이 있는 사람이 참여하지 않으면, 그 회의를 하지 않는다.
시작하며
다양한 규모의 회사를 거치면서 다양한 형태의 회의를 들어가보기도 하고 진행해보기도 했었다.
지난 회의들을 돌아보면 대부분의 회의는 망한 회의였다.
아마존에서의 공식적인 회의는 좀 다르지만, 여기도 사적인 회의들은 종종 망한다.
오늘은 어떻게 하면 망한 회의를 줄일 수 있는 지에 대해 짧은 글을 써보려고 한다.
망한 회의
망한 회의란, 비즈니스적인 의사결정 사안이 하나도 확정되지 않은 회의 라고 생각한다.
시간을 효율적으로 쓰지 못했다면 비효율적인 회의이지 망한 회의는 아닌 것이다.
대부분의 망한 회의는 공통적으로 아래 3가지 특성이 있다.
- 목표가 뭔지 아무도 모른다. 회의를 주최한 사람도.
- 목표를 달성할 있는 권한이 있는 사람이 회의에 참여하지 않았다.
- 주최자가 회의를 제대로 준비하지 않는다.
망한 이유와 성공하는 이유가 다른 경우도 많지만, 망한 회의는 위의 3가지를 해결한다면 대부분 성공한 회의가 된다.
성공하는 회의 만들기
그럼 성공하는 회의를 만드는 구체적인 방법을 살펴보자.
- 회의 초대 메일에 구체적인 목표를 기입한다.
- 목표를 달성하는데 필요한 권한이 있는 사람이 참여하지 않으면, 그 회의를 하지 않는다.
- 참석자는 아무런 준비를 해오지 않는 다는 것을 전제로 회의를 준비한다.
목표설정
회의는 비즈니스적인 의사결정을 하나 이상 처리하는 행위 이다.
이 회의를 통해 어떠한 비즈니스 변수가 어떤 상수로 고정되었는지 표현하는 것을 목표 라고 한다.
즉, 어떠한 회의의 목표란 회의의 결과물과 동일한 개념이고 비즈니스적인 의사결정의 결과물이다.
회의의 주최자는 아래와 같은 일을 해야한다.
- 회의 시작전 참석인원들에게 목표를 명확히 공지하고
- 회의 시작시 먼저 목표에 대해서 다시 한번 리마인드 해주고
- 회의 진행중 목표를 달성하는것에 집중하여 회의를 끌고 나가야 하며
- 회의 종료시 목표의 달성여부를 공지한다.
이 때, 목표는 아래와 같은 특성을 만족해야한다.
- 한 회의안에 끝낼 수 있는 범위로 목표를 잡는다.
- 전혀 콘텍스트가 없는 사람이 봤을때도 회의의 결과물에 대해 짐작할 수 있어야 한다.
- 회의의 목표가 곧 결과물이므로, 정량적으로 평가 가능하게끔 노력한다.
예를 들면,
A 시스템 아키텍쳐의 개선점을 찾는다. 보다는
A 시스템 아키텍쳐에서 속도를 10% 개선할 수 있는 방법을 찾는다. 가 좀 더 적절한 목표일 것이다.
권한
아주 치열한 논의 끝에 멋진 결론을 도출했더라도 그것을 결정할 수 있는 권한을 가진 사람이 회의에 없었다면, 그 회의는 진행되지 않은 것과 다를바 없을 때가 많다.
의사결정에 필요한 권한이 없다면 그냥 회의를 미루거나 하지 않는 것이 낫다.
주최자의 노오력
회의를 주최하는 사람은 자신이 조별과제 팀장이라고 생각하고 준비해야 한다.
대부분의 참석자들은 회의에 참석하는 시간도 더 중요한 일을 할 시간을 뺐긴다며 아까워하는 사람들이다. 이런 사람들이 회의를 위해 미리 뭔가 해올 것이라는 기대, 그리고 그 사람들이 해온 결과물을 가지고 회의에서 뭔가 이루어내겠다는 기대는 너무 순진하다고 생각한다.
또, 회의시간에 비해 목표가 큰 경우가 많다. 이런 때도 주최자가 자신의 리소스를 이용하여 사전에 자료를 준비해두지 않으면 시간내에 목표를 달성하는 것이 불가능할 것이다.
예를 들어, A 시스템 아키텍쳐에서 속도를 10% 개선할 수 있는 방법을 찾는다. 라는 목표를 가진 회의에 10명이 들어온다고 하자.
회의에 단 2시간이 주어졌고 시간내에 결론 도출이 힘들것 같다면, 주최자가 사전에 일부 인원들과 함께 조사를 해보고,
A 시스템 아키텍쳐에서 p99 대부분을 잡아먹는 엔드포인트인 X 를 0.3초 줄이는 방법 으로 목표를 수정한다면 회의 참석인원을 줄일 수도 있고, 어쩌면 더 많은 시간을 잡을 수 있게 되어
목표를 좀 더 쉽게 달성해볼 수 있을 것이다.
마치며
대부분의 경우 사람은 생산적인 시간을 보내는 것을 좋아하고, 나와 함께한 다른 사람의 시간을 생산적으로 만들어주는 것 역시 좋아한다.
남녀가 대화할 때 이야기가 잘 안통하는 것 같은 때가 종종 생기는데, 생산적 이라는 가치를 판단하는 기준이 다르기 때문이라고 생각한다.
이런 현상을 막으려면 대화의 시작에, 오늘은 내 이야기에 답을 내려주려고 하지말고 공감만 해달라 는 식으로 대화의 목표를 어느정도 명확히 설정하고 한다면 서로가 서로에게 뿌듯한(fulfilled) 대화를 할 수 있을 것이다.